En el cuidado de una persona mayor, los papeles importan. No por burocracia, sino porque cuando hay una urgencia — una caída, un ingreso hospitalario, una crisis de noche — el tiempo se va en buscar la tarjeta sanitaria, en preguntar qué toma, en localizar al médico de cabecera. Tener una carpeta familiar organizada y accesible ahorra horas decisivas y reduce errores médicos.

Este artículo es una guía práctica de organización, no asesoría legal. Para temas como poder notarial, testamento vital, autotutela o cualquier disposición jurídica, la referencia siempre es un notario o un servicio jurídico cualificado, no esta web.

Qué entendemos por carpeta familiar

Una sola carpeta — física, digital o ambas — con la documentación esencial de la persona mayor, accesible para los familiares responsables del cuidado y conocida por la persona mientras pueda decidir. No sustituye los originales, que cada institución tiene; concentra copias y datos para no perder tiempo buscando.

Conviene que al menos dos personas de confianza sepan dónde está la carpeta y puedan acceder a ella. Una sola persona como única depositaria es frágil: enfermedades, viajes, accidentes.

Documentación identificativa

  • DNI vigente. Anotar la fecha de caducidad — renovarlo en personas mayores con movilidad reducida puede requerir cita especial.
  • Tarjeta sanitaria de la comunidad autónoma. Si ha cambiado de domicilio entre comunidades, comprobar que la asignación de centro está actualizada.
  • Tarjeta sanitaria europea si la persona viaja.
  • Pasaporte si lo tiene, y libro de familia para gestiones civiles.
  • Empadronamiento reciente — se pide en muchos trámites de servicios sociales.
  • Certificado de discapacidad y resolución de grado de dependencia, si los hubiera.

Salud y medicación

Esta es la parte más útil en una urgencia:

  • Listado actualizado de medicación habitual: solo principios activos generales (lo que ponga la receta sin nombres comerciales), motivo por el que se toma y desde cuándo. Esta web no entra en dosis, intervalos ni pautas: para eso, la última receta del médico es la fuente. Mejor aún: una bolsa con todas las cajas lista para llevar al hospital.
  • Alergias e intolerancias conocidas, sobre todo a fármacos.
  • Diagnósticos principales que sigue el médico de cabecera o el especialista.
  • Informes médicos relevantes: ingresos, intervenciones, pruebas con resultado anómalo. Copia en papel o en PDF.
  • Datos del centro de salud y médico de cabecera: nombre, teléfono y horario.
  • Especialistas en seguimiento: cardiólogo, neurólogo, traumatólogo, geriatra.
  • Calendario vacunal — gripe anual, neumococo, COVID, herpes zóster si corresponde.

La organización práctica de la medicación en el día a día está tratada en organizar la medicación.

Contactos clave

Un folio sencillo, en mayúsculas grandes, con los teléfonos esenciales:

  • Familiares por orden de contacto en caso de urgencia.
  • Vecinos o amigos de confianza que estén físicamente cerca.
  • Centro de salud y, si aplica, médico privado.
  • Trabajador social de referencia, si lo tiene asignado.
  • Centro de día o servicio de ayuda a domicilio si la persona los recibe.
  • Compañía de teleasistencia.
  • 112 para emergencias.
  • Compañía aseguradora del seguro de salud privado y del hogar.

Una copia visible en la nevera, otra en la carpeta, otra en el móvil del cuidador principal.

Datos bancarios — sin claves

La carpeta debe incluir información identificativa de las cuentas, no operativa. Es importante respetar la línea:

  • Nombre del banco principal, dirección de la oficina, IBAN de las cuentas y nombre del director o gestor habitual.
  • Cómo se cobra la pensión (cuenta donde entra, día del mes).
  • Domiciliaciones activas (luz, agua, gas, comunidad, alquiler, seguros). Listado con compañías y números de contrato.
  • Productos financieros relevantes (plazo fijo, fondos), sin detalles de inversión.

Nunca:

  • Contraseñas, PIN de tarjetas, claves de banca online o tarjetas de coordenadas.
  • Tarjetas físicas guardadas con la firma del titular.
  • Documentos firmados en blanco.

Mezclar identificación con claves convierte la carpeta en un riesgo. Si la persona mayor necesita ayuda para operar con el banco, hay figuras legales adecuadas (autorizado de cuenta, poder específico) que se constituyen en notaría o en la propia entidad. No improvisarlo por la vía de “le dejo las claves a mi hija”.

Seguros y servicios

  • Seguro de salud privado si lo tiene: compañía, número de póliza, cuadro médico básico, teléfono de urgencias.
  • Seguro del hogar: compañía, póliza, qué cubre, teléfono.
  • Seguro de decesos si existe: compañía, póliza, qué incluye.
  • Servicios contratados: alarma, teleasistencia, ayuda a domicilio privada.

Anotar la fecha de renovación de cada uno y leer una vez al año qué cubre cada póliza — muchas familias descubren coberturas que llevaban años pagadas y nunca usadas, o pólizas que ya no encajan.

Vivienda

  • Escrituras de la vivienda o, si es alquiler, copia del contrato.
  • Recibos del IBI, comunidad y suministros (al menos los últimos seis meses).
  • Contacto del administrador de la finca y de los proveedores de servicios.

Esto cobra valor cuando la persona ya no puede gestionar y el cuidador asume el día a día doméstico.

Pensión y prestaciones

  • Último recibo de la pensión y certificado de pensiones (lo emite la Seguridad Social).
  • Certificado de IRPF para declaraciones.
  • Resolución de dependencia y prestaciones recibidas (cuantía, fecha de revisión).
  • Otras prestaciones: complemento de mínimos, ayudas autonómicas, etc.

Estos documentos se piden con frecuencia en cualquier trámite con servicios sociales.

Datos del notario o documentos jurídicos previos

Si la persona mayor ya hizo gestiones notariales, conviene tener:

  • Datos de la notaría donde se firmaron — basta con el nombre del notario y su localidad.
  • Existencia (no contenido detallado) de documentos como poder, testamento vital o testamento. La copia auténtica la guarda la notaría.

Si no hay nada hecho y la familia plantea hacer algo, el camino es acudir a un notario — no resolverlo con plantillas de internet, no decidir por la persona mayor sin que ella participe mientras tenga capacidad para hacerlo. Esta web no entra en qué documentos conviene ni cuáles son los efectos legales: esa conversación es estrictamente notarial.

Por qué tenerlo a mano en una urgencia

Una mañana cualquiera, la persona se cae, el 112 viene, llega al hospital. En esa hora:

  • El médico de urgencias necesita saber qué medicación toma. Si no se sabe, hay riesgo real de interacciones graves.
  • Pueden pedir la tarjeta sanitaria, el DNI, el historial.
  • Hay que avisar a familia, a vecinos, al trabajo del cuidador.
  • Si la persona queda ingresada, alguien debe gestionar la casa cerrada: enseres, animales, suministros.

Con la carpeta lista, todo eso se resuelve en minutos. Sin carpeta, son horas de tensión añadida en el momento peor.

Mantener la carpeta viva

Una carpeta hecha y olvidada acaba siendo inútil:

  • Revisar cada seis meses que todo está al día (medicación, contactos, seguros).
  • Actualizar inmediatamente tras cualquier ingreso, cambio de tratamiento o cambio de domicilio.
  • Hablarlo en familia: que más de una persona sepa que existe y dónde está.
  • Versión digital (carpeta protegida en el ordenador o en un disco) además de la física, por si hay incendio, robo o pérdida.

Cómo seguir desde aquí